Points clés
- Avoir une documentation d’intégrité « prête à l’audit » est une partie importante du bon fonctionnement du pipeline
- Concevoir votre processus de documentation pour « raconter l’histoire » d’un lieu de fouille mène au succès de l’audit.
- Des dossiers incohérents ou incomplets peuvent jeter un doute sur le travail terminé, même si vous savez qu’il a été bien fait.
- Prioriser le personnel chargé de gérer et de coordonner les fouilles et le contrôle qualité de la documentation contribue à la force et à l’efficacité de votre programme d’intégrité.
Avez-vous maintenu des dossiers d’intégrité précis et complets? Si la PHMSA informait votre entreprise d’un audit imminent concernant les dossiers d’intégrité, seriez-vous rempli de confiance ou d’anxiété? Comment s’est déroulé le dernier audit de votre entreprise? Vos dossiers racontent-ils l’histoire de chaque caractéristique, de la date de sortie des outils jusqu’à l’inspection et la réparation?
Si la réflexion sur les audits passés suscite une pointe d’inquiétude, il y avait peut-être des caractéristiques qui ont été inspectées, mais manquaient de documentation adéquate. Ou peut-être avez-vous complètement manqué une date limite d’inspection à cause d’une erreur de communication.
Que votre programme soit bien établi et fonctionne à plein régime, ou qu’il soit encore à développer, il y a toujours de la place pour apprendre et apprendre de l’expérience des autres.
Depuis plus de 15 ans, l’équipe Intégrité et Design d’Acren assiste ses clients dans leurs programmes d’intégrité. Au fil du temps, nous avons constaté des problèmes courants auxquels les opérateurs font face et avons développé certains principes qui peuvent aider votre programme à atteindre son plein potentiel et augmenter votre confiance lors du prochain audit.
Pourquoi des audits?
L’Administration de la sécurité des pipelines et des matières dangereuses (PHMSA) et les exploitants de pipelines partagent un intérêt à assurer la sécurité des pipelines. Cela signifie prendre des mesures pour « le garder dans le tuyau », empêchant le rejet de produits pouvant causer des dommages aux biens, de la pollution de l’environnement et/ou des menaces à la sécurité publiques. Pour atténuer ces menaces, la PHMSA exige que les exploitants de pipelines effectuent des évaluations d’intégrité de leurs lignes de façon récurrente.
Une méthode d’évaluation de l’intégrité est l’inspection en ligne, qui utilise des pigs intelligents pour détecter les défauts des tuyaux pouvant menacer l’intégrité du pipeline. Ces caractéristiques sont ensuite priorisées en catégories selon des critères tels que la gravité, la coïncidence de plusieurs types de caractéristiques, la proximité du pipeline avec des zones très peuplées ou des zones où les gens se rassemblent, ainsi que des zones écologiquement sensibles.
Cette priorisation utilise des protocoles établis pour déterminer à quelle vitesse un opérateur doit excaver et inspecter, et possiblement réparer après vérification des caractéristiques.
Lors d’un audit, PHMSA recherche deux choses de base :
- L’exploitant a-t-il un programme en place qui respecte les exigences de la PHMSA afin d’assurer l’exploitation sécuritaire du pipeline?
- L’opérateur suit-il ce programme?
En conséquence, le programme d’intégrité d’un exploitant doit garantir que :
- Le programme répond aux exigences de la PHMSA avec des politiques et procédures appropriées
- Les activités au bureau d’ingénierie et sur le terrain sont documentées de manière à démontrer clairement la conformité avec la PHMSA et les exigences de l’entreprise.
Si une entreprise peut démontrer rapidement et avec succès ce qui précède, elle renforce la confiance de PHMSA dans la compétence et les motivations d’un opérateur. Si un audit aboutit à des « conclusions » (des lacunes dans le processus ou la documentation), cela peut entraîner des avertissements ou un avis de violation. Cela peut entraîner des sanctions financières ou, dans les cas extrêmes, criminelles pour l’organisation et/ou ses employés.
Un historique de résultats jette une ombre sur les audits futurs et garantit que la PHMSA examinera de très près à la fois les lacunes répétées et nouvelles dans le processus et/ou la documentation lors des audits futurs.
Menaces à la gestion de dossiers d’intégrité précis et complets
Dans l’histoire de l’équipe Intégrité et Conception d’Acuren, qui soutient les exploitants de pipelines, nous avons constaté plusieurs menaces courantes qui peuvent nuire à la documentation et à la conformité aux exigences de la PHMSA.
- Les employés de terrain aiment généralement travailler... Pas de paperasse. Parfois, les gens du terrain ne voient pas la valeur de la documentation. Ils sont certainement motivés à faire un travail de qualité et à s’assurer que le produit reste dans le pipeline, mais ils ne voient peut-être pas l’intérêt d’écrire quelque chose qu’ils savent avoir été bien fait.
- Le contrôle de la qualité de la documentation n’est pas priorisaire. Le contrôle qualité peut être insuffisant pour plusieurs raisons. Si un exploitant a une main-d’œuvre vétéranée, il peut simplement faire confiance à son personnel pour bien faire son travail. La nécessité de vérifier le travail des employés sur le terrain peut ne pas sembler nécessaire. Il se passe aussi beaucoup de choses et les gens sont occupés. Si les problèmes de documentation n’ont jamais été un problème auparavant, il est tentant de consacrer du temps et de l’énergie à d’autres tâches et de sauter la vérification de qualité.
- Les dossiers peuvent être stockés de manière à rendre difficile la consultation future. Les dossiers ont peut-être été complétés sur le terrain, mais si vous ne pouvez pas les localiser lors d’un audit, c’est comme s’ils n’existaient pas. Les gens ont naturellement des penchants différents en matière de documentation. Certaines personnes classent naturellement les papiers de façon organisée. D’autres peuvent avoir une année de documents empilés dans une boîte dans un coin arrière du bureau, ou sur les planchers de leur camion. Même si vous avez tous les dossiers papier organisés en un seul endroit, les inspections ont été faites à distance pendant la COVID et cela devrait continuer dans une certaine mesure. La capacité d’accéder aux systèmes d’enregistrement électroniquement à partir d’un lieu distant est aujourd’hui indispensable.
- Le personnel de terrain et de bureau peut avoir des compétences différentes en matière de technologies de l’information. La technologie peut être une chose merveilleuse! Cela dit, son efficacité est limitée par l’expérience individuelle et le niveau de confort sur diverses plateformes. Un écart de connaissances ou d’expérience entre le personnel de bureau et le personnel de terrain concernant la technologie peut entraîner des dossiers incomplets ou même perdus.
- Des conventions de nommage incohérentes peuvent rendre difficile le lien entre l’activité sur le terrain et les archives officielles du Bureau de l’ingénierie. Par le passé, nos ingénieurs recevaient des appels du terrain et passaient les cinq premières minutes de la conversation à essayer de s’aligner sur la fonctionnalité dont ils parlaient. Si votre équipe de terrain appelle une fouille « la fouille de la First Street » et que votre bureau d’ingénierie l’appelle « Line 7 ODO1657.47 », il y aura forcément de la confusion dans les dossiers.
- Des interruptions de communication menant à des échéances manquées. Il n’est pas rare que les caractéristiques changent de compartiment en raison des informations mises à jour des fournisseurs d’outils ou des exécutions d’outils ultérieures. Si le bureau d’ingénierie remet simplement le plan de réparation initial à l’équipe de terrain et n’est plus impliqué tant que l’ensemble des fouilles n’est pas « terminé », vous pourriez avoir des ennuis. Sans quelqu’un qui supervise un plan de réparation, ajuste la priorité tout au long du processus et communique avec le terrain, il est facile de manquer une échéance, ce qui peut entraîner un avis de violation et des amendes.
Principes pour maintenir des dossiers d’intégrité précis et complets
La culture est ROI!
La façon dont vous formulez les exigences de documentation pour le personnel de terrain fera une grande différence. En général, le personnel sur le terrain n’est pas obligé de subir des audits PHMSA, il est donc important de les aider à comprendre comment leur documentation aide ou nuit aux autres. Si vous avez de la chance, ils pourraient naturellement voir la documentation comme quelque chose d’important même sans explication, mais plus souvent, ils pourraient la voir comme un « Grand Frère » qui veille sur eux, cherchant des erreurs.
Il y a plusieurs années, nous avons commencé à mettre l’accent sur la documentation comme outil de narration. Nous disons aux inspecteurs sur le terrain que trois à cinq ans après avoir terminé leur travail, quelqu’un qui n’était pas là devra accompagner les auditeurs du début à la fin à travers l’histoire de chaque emplacement précis. Et encore une fois, il faut comprendre que pour les auditeurs PHMSA, si ce n’est pas écrit, ça n’est pas arrivé... Même si vos employés savent qu’ils ont bien travaillé.
Au fil des années, nous avons constaté un changement d’attitude dans le domaine, et même s’ils n’aiment pas encore la documentation, ils voient maintenant le rôle que cela joue pour aider les autres à raconter leur histoire plus tard.
Un coordonnateur de fouille est indispensable
En général, les fouilles d’intégrité impliquent de nombreux éléments mobiles qui exigent que différents départements travaillent étroitement ensemble.
Le Land Group (ROW) doit confirmer les servitudes et possiblement obtenir des permis locaux. Le service environnemental peut avoir besoin d’obtenir des permis pour des travaux dans des zones humides ou d’autres éléments sensibles. Les entrepreneurs peuvent exiger des permis de transport lourd pour l’équipement en plus de faire leurs avis d’appel unique. L’ingénierie peut avoir besoin de rétroaction spécifique à des endroits précis afin d’affiner ses modèles de données.
Et ça, c’est pour les « maisons typiques ». Les fonctionnalités dans des endroits particulièrement difficiles impliquent souvent plus de parties prenantes à gérer. Bien que chaque groupe sache comment faire sa part, il est essentiel qu’il y ait quelqu’un qui gère le processus, dirige les communications, gère la priorisation des lieux et communique clairement avec l’équipe.
Si l’Environnement et le ROW remplissent leurs responsabilités sans coordonner la communication, vous pouvez facilement vous retrouver avec des sites dégagés du ROW, mais pas pour l’environnement, et vice versa. Cela laisse une équipe prête à se mobiliser sans endroit où aller, recevant un temps de remboursement en attendant les permis. Pire encore, vous pourriez creuser accidentellement un site avant qu’il ne soit dégagé parce qu’un groupe donne son avis de « tout est clair », mais personne n’a vérifié si c’était la dernière étape requise.
Le contrôle de qualité (QC) est essentiel pour avoir une histoire claire à raconter plus tard
Pour que le contrôle de qualité soit efficace, nous avons découvert les principes importants suivants :
- Le personnel du contrôle de la qualité doit être lié à la fois au bureau de terrain et au bureau d’ingénierie (et/ou réglementaire) pour agir comme intermédiaire et communicateur entre les deux groupes concernant les besoins en documentation, les procédures et la conformité.
- Le processus de contrôle de la qualité doit être soutenu par la direction et encouragé sur le terrain.
- Utilisez le personnel QC non seulement pour vérifier les erreurs, mais aussi comme formateurs avec le personnel de terrain. Le personnel du contrôle de la qualité devrait passer du temps avec le personnel sur le terrain, sur place, en travaillant ensemble sur la documentation. La personne en contrôle de la qualité peut repérer les erreurs courantes puis former le nouveau personnel pour éviter les mêmes erreurs.
- Le personnel du QC doit bien connaître le travail de terrain pour comprendre quelles informations le personnel pourrait potentiellement manquer ou mal interpréter.
Choisissez un flux de travail et une technologie de documentation et de tenue de dossiers adaptés à votre entreprise
Avoir la plus récente et la meilleure technologie de base de données ou de collecte de données ne signifie pas nécessairement que vous avez de bons dossiers.
Si votre entreprise compte une grande équipe de soutien informatique, alors passer entièrement à l’électronique ou au cloud pourrait être la meilleure option. Mais si vous avez un support informatique limité, alors l’automatisation complète peut être trop difficile à gérer, ce qui entraîne des dossiers perdus ou égarés.
Dans ce cas, des dossiers papier, convertis en PDF, peuvent être votre meilleur choix.
Mettre en place un système et faire en sorte que tout le monde sache comment s’y naviguer avec succès sont deux choses très différentes. Peu importe le système choisi, définissez clairement les attentes à chaque étape quant à la façon dont les données passent du terrain au bureau des archives et prenez le temps nécessaire pour que votre personnel puisse répondre aux attentes. Cela prendra du temps, et vous devrez faire quelques ajustements en écoutant les commentaires des personnes impliquées, mais c’est du temps bien investi.
Élaborer un document de « procédure de bureau » du programme comme référence pour le personnel actuel et futur de l’intégrité
La constance aide à obtenir des dossiers complets et est souvent un indicateur clé de la précision. Chaque plan de réparation doit être géré selon les mêmes règles et documents du début à la fin.
Lorsque les vérificateurs examinent les dossiers, ils devraient trouver un format et un niveau de détail similaires pour chaque segment de ligne, emplacement et caractéristique.
Comme nous avons développé le Programme d’intégrité pour l’un de nos clients, nous avons trouvé utile d’aligner et de documenter des processus cohérents pour les éléments suivants :
- Conventions de nommage des caractéristiques et des sites de fouille
- Critiques de sites de bureau : Qui inclure et quels sujets couvrir
- Quels documents sont nécessaires à chaque site, ainsi que les conventions de nommage des documents
- Quels documents doivent être inclus dans le processus de rapprochement du plan de réparation
- Flux de travail pour soumettre, effectuer la vérification qualité et stocker les enregistrements pour les fouilles d’intégrité
- Où et comment les dossiers sont stockés (physiquement et électroniquement)
Avantages d’un excellent programme d’intégrité des dossiers
Un solide programme de dossiers d’intégrité peut :
- Aidez à garder le produit dans le pipeline en veillant à ce que toutes les inspections et réparations requises soient effectuées dans les délais
- Transformez les audits externes en une occasion de célébrer la réussite de l’équipe plutôt que de stresser par les éventuelles lacunes dans les programmes
- Permettre aux employés de rester concentrés sur le travail actuel plutôt que de passer d’innombrables heures à corriger les lacunes dans les emplois passés
Les avantages de l’aide extérieure
Une firme d’ingénierie spécialisée dans le travail d’intégrité peut vous aider à :
- Auditez vos dossiers et processus actuels
- Conseiller sur les dossiers et l’amélioration des processus en fonction de l’expérience dans l’industrie
- Former le contrôle qualité et/ou le personnel de terrain sur les procédures de documentation
- Soutenir ou gérer la gestion responsable des inspections et réparations requises par l’entreprise
- Participer et soutenir l’exploitant du pipeline dans le processus d’audit
Prêt à renforcer votre programme d’intégrité et à assurer le succès de l’audit? Contactez-nous dès aujourd’hui pour parler à nos experts et découvrir comment Acuren peut soutenir vos opérations de pipeline.
