Points clés
- Les procédures de travail sont essentielles pour accomplir le travail en toute sécurité et efficacité, capter la sagesse des employés et former les nouveaux employés.
- Les procédures ne sont utiles que si des personnes ayant une connaissance directe des conditions sur le terrain sont impliquées, et seulement lorsqu’elles sont respectées par l’équipe de travail.
- La préparation des procédures doit être un effort collaboratif entre le personnel de terrain, les opérations et l’équipe de projet.
- Faire appel à des consultants externes comme délégués de procédure permet de minimiser l’engagement en temps de l’entreprise, tout en s’assurant que les étapes de la procédure sont éclairées tant par la connaissance de l’entreprise que de l’industrie.
Peu de gens s’enthousiasment à l’idée d’écrire des procédures de travail. Vous pourriez même recevoir une forte résistance de votre équipe quant à savoir si elle a un but ou non. C’est le sentiment « On sait ce qu’on fait, pourquoi passer des heures à faire quelque chose dont on n’a pas besoin ». Cependant, si elles sont bien gérées, les procédures peuvent être plus qu’un ensemble d’étapes pour travailler; elles peuvent être votre arme secrète pour rendre le nouveau personnel productif rapidement, conserver la sagesse des employés à la retraite et maintenir les bons employés engagés. Une bonne procédure peut aussi vous protéger contre le genre de journée de travail non ennuyeuse que vous ne souhaitez pas – celle qui inclut une libération imprévue, un équipement endommagé ou un accident au travail. Alors, comment vous assurer que les procédures dans votre entreprise sont les plus efficaces possibles?
Oui, les procédures de travail peuvent être fastidieuses. C’est tentant de les éviter, surtout si vous êtes pressé ou si vous avez de nombreuses années d’expérience dans un établissement. Mais ils existent pour de bonnes raisons : protéger les gens, les biens et l’environnement. Et accepter une passe peut causer de gros problèmes. Voici juste un exemple de comment.
Nous avons récemment soutenu une entreprise de transport de produits raffinés avec l’installation d’un lanceur de cochons mis à jour. Pour faire le travail, nous avons dû isoler une section du tuyau avant le remplacement. Le collecteur de pompe comportait plusieurs clapets anti-retour, qui pouvaient piéger une petite quantité de produit en amont de la zone de travail. Notre procédure consistait à vérifier entre ces clapets anti-retenue aux évents au-dessus de la tuyauterie pour assurer un drainage complet. Si un produit restait derrière les valves, l’équipe pouvait utiliser un camion aspirateur pour compléter le retrait du produit.
Mais l’équipe a sauté cette étape, procédant au déboulonnement et au retrait du tuyau existant, laissant sans le savoir le produit entre la zone de travail et la première vanne d’isolement. Tout s’est bien déroulé pendant les 30 premières minutes du processus, puis le soleil est sorti, réchauffant le tuyau, et ce petit peu de produit s’est étendu juste assez pour commencer à roter à travers le contrôle jusqu’à la zone de travail. Comme le retrait des tuyaux avait déjà commencé, il n’y avait aucun moyen de fermer et de contenir le reste du produit, ce qui a causé des moments stressants avant que nous ne déterminions la source.
Heureusement, les conséquences de cette déviation de la procédure étaient mineures. Il y a eu un déversement de produit, et un membre de l’équipage a dû trouver des vêtements de travail de rechange, mais personne n’a été gravement blessé. Mais ça aurait pu être bien pire. Si le soleil était resté caché jusqu’à plus tard dans la matinée, nous aurions peut-être été en train de souder quand le produit est survenu.
Lors de la discussion sur les leçons apprises, nous avons réalisé que, bien que la procédure ait été écrite pour éviter l’incident, le contremaître de l’opérateur travaillait de mémoire plutôt que d’utiliser la procédure comme guide. Un suivi diligent de la procédure de travail aurait pu éviter ce qui aurait pu être une très mauvaise journée. Où était la procédure quand ils ont sauté l’étape de vérification? Sur les planchers de son camion.
Qu’est-ce qui fait obstacle à de bonnes procédures écrites?
Les procédures — bien rédigées et respectées — réduisent les risques que des choses tournent mal, assurant que tout le monde rentre chez lui en sécurité. Mais toutes les entreprises ne sont pas orientées procédures. Et même parmi les opérateurs qui ont mis des efforts dans l’élaboration de bonnes procédures, des lacunes dans le processus de développement et de mise en œuvre peuvent tout de même entraîner des incidents. Voici quelques-uns des enjeux clés que nous avons observés :
Le mauvais auteur
Idéalement, les individus ou équipes possédant des connaissances critiques sur les processus doivent être consultés et étroitement impliqués dans la préparation des procédures. Mais ce n’est pas toujours le cas. Il arrive souvent que les personnes ayant le plus de connaissances sur le système et son fonctionnement préfèrent être sur le terrain avec une clé à molette plutôt qu’au bureau à taper des procédures sur un ordinateur. En même temps, ceux qui possèdent des compétences en informatique et en administration peuvent manquer de l’expertise « concrète » nécessaire pour accomplir le travail sur le terrain avec succès.
Trop d’hypothèses
Peu importe qui écrit les procédures, chacun a des suppositions sur ce qu’il sait déjà ou ce que les autres savent déjà, ou ne savent pas. D’un côté, nous avons vu des procédures trop détaillées et trop compliquées qui peuvent être lourdes, surtout si elles ne sont pas bien organisées. D’un autre côté, si l’auteur suppose que ceux qui mettent en œuvre les procédures savent qu’en réalité, ce n’est pas le cas, des étapes peuvent être sautées, et vous pouvez imaginer comment cela peut nuire à une procédure autrement bien écrite.
Forte dépendance aux procédures génériques
Les procédures génériques, disponibles pour des tâches répétées, peuvent sembler une bonne idée parce qu’elles économisent du temps et des efforts, et parfois c’est le cas. Cependant, chaque pipeline ou station a ses propres aspects uniques, et des procédures universelles peuvent manquer certaines nuances d’une installation particulière. Suivre une procédure rédigée pour une tâche dans une installation peut ou non protéger contre les dangers ou configurations uniques d’une autre installation – même pour la même tâche exacte.
Culture de procédure toxique
Même si les procédures sont bien préparées, elles ne fonctionnent pas si elles ne sont pas suivies. Lorsqu’il y a un décalage entre la rédaction de procédures et le travail sur le terrain, ou lorsqu’il n’y a pas d’adhésion de la part de vos équipes de mise en œuvre, vos procédures seront au mieux inefficaces, et au pire désastreuses. L’attitude « je sais ce que je fais » ou « je travaille juste ici et je fais ce qu’on me dit » peuvent toutes deux mener à de mauvaises décisions avec des conséquences énormes.
Les clés pour que les procédures fonctionnent dans vos opérations
Même si de bonnes procédures peuvent être difficiles à obtenir, elles valent vraiment la peine quand on considère les conséquences d’un échec : produit renversé, blessures (ou pire), installations endommagées, et risque de conséquences légales et réglementaires. La feuille de route vers des procédures efficaces varie d’une organisation à l’autre, cependant, voici quelques principes généraux que nous avons constatés mener à d’excellents résultats :
Faites de la rédaction de procédures un effort collaboratif
L'« auteur » de la procédure ne doit pas être vu comme un expert dictant la manière dont le travail doit se dérouler. Ils devraient plutôt être des facilitateurs, réunissant plusieurs sources de connaissances. Cela signifie préparer une première version, la revoir en partenariat avec le personnel de terrain, et encourager les personnes qui mettent en œuvre la procédure à donner leur avis — « Ça ne fonctionnera pas parce que..., mais voici comment nous le ferions. »
Toute personne qui facilite la rédaction de procédures doit savoir quels domaines d’expertise détiennent chacun de ses parties prenantes, et puiser dans la sagesse de tous, y compris la sécurité, la planification, les opérations, l’électromécanique, les pipelines, les soudeurs, etc. Les lieux de salle de conférence ou les réunions virtuelles sont souvent nécessaires pour examiner les brouillons de procédures, mais les visites sur place avec le personnel de terrain sont une partie inestimable du processus de rédaction. Faites venir votre équipe sur place tôt dans le processus. Et ne manquez pas la conversation à la fin de la visite sur le site. Prenez le temps de traîner après et de « jaser ». Vous entendrez probablement : « Je pensais juste... » ou « Ça pourrait sembler une idée folle... » et « Souviens-toi quand... » des histoires une fois la réunion terminée. C’est dans ces contextes informels que se produisent certaines des meilleures collaborations et apprentissages.
Utilisez les procédures de travail comme outil de formation
La rédaction et la mise en œuvre des procédures peuvent être une excellente occasion d’apprentissage tant pour les nouveaux employés que pour les employés expérimentés. Gérée efficacement, la pollinisation croisée entre les groupes de travail lors de la rédaction de la procédure expose tout le monde à des années de connaissances et d’histoires issues de succès et d’échecs passés, équipant toute votre équipe pour s’améliorer dans ce qu’elle fait. Tirer parti de l’expérience en rédaction et en révision pour intégrer les leçons tirées du « monde réel » est une façon clé de transmettre les connaissances de ceux qui sont expérimentés – et proches de la retraite – vers de nouveaux employés.
Impliquer toutes les parties prenantes est aussi une excellente occasion d’instaurer une culture de sécurité dans l’entreprise. Cela crée un espace pour que tout le monde s’accorde sur les attentes en matière de sécurité tout en donnant au personnel de sécurité la chance de voir les besoins potentiels sur le terrain. Si vous considérez les procédures de travail comme un outil de formation, cela peut entraîner moins de quasi-accidents, d’incidents et de blessures tout en formant la prochaine génération à devenir des leaders dans votre organisation.
Procédures d’essai lors d’une répétition générale
Avant de mettre en œuvre une nouvelle procédure, passez en revue les dernières étapes et les risques sur place avec l’équipe qui effectuera le travail. Dans la mesure du possible, demandez à l’équipe d’exécuter les étapes qu’elle effectuera pendant le projet. Cela peut corriger les hypothèses et combler les lacunes de connaissances qui pourraient causer des problèmes ou des retards pendant le travail.
Même à ce stade, il se peut que des ajustements soient nécessaires pour exécuter le travail en toute sécurité. Continuez d’encourager les « et si » et les « et à propos » de tout le monde.
Assignez une personne chargée de la vérification des procédures
Chaque projet a besoin de quelqu’un dédié à s’assurer que les procédures sont suivies au fur et à mesure que le travail se déroule. Ce ne devrait pas être le contremaître, car il y a beaucoup de travail de direction et de personnel. La personne qui vérifie la procédure ne devrait pas avoir d’autres responsabilités assignées, même pas aller chercher le dîner pour l’équipe!
Envisagez plutôt d’avoir une personne plus récente comme vérificateur de procédures; Ils sont moins enclins à faire des suppositions sur les étapes du travail et à lâcher prise, et l’expérience peut devenir un véhicule de formation précieux pour eux (voir le point #2 ci-dessus).
Utilisez le soutien externe à votre avantage
Faire appel à un consultant ayant travaillé avec plusieurs opérateurs sur des procédures de travail donne à votre entreprise accès aux meilleures pratiques et aux leçons tirées de l’ensemble de l’industrie, pas seulement de votre organisation. De plus, il peut être difficile de trouver le temps de diriger le processus de rédaction des procédures, mais il est beaucoup plus facile de critiquer et de corriger quelque chose préparé à l’avance. Faire appel à un consultant peut alléger le fardeau du personnel hors terrain et aider le processus à paraître moins accablant.
Enfin, si des calculs complexes sont nécessaires — comme drainer les volumes pour des tuyaux enfouis en terrain vallonné ou des conditions d’écoulement spécifiques et des différences de pression pour assurer un bon fonctionnement de l’outil — un conseiller externe peut fournir ce soutien.
Par exemple, l’équipe d’intégrité et de conception d’Acabren a récemment travaillé sur une purge complexe de pipeline impliquant plusieurs longs segments avec des changements d’élévation. Un plan de purge détaillé était nécessaire pour éviter des complications telles que des sas d’air, des cochons se déplaçant plus vite ou plus lentement que les spécifications de l’outil, et des cochons bloqués nécessitant des découpes. Nous avons contribué à développer les procédures pour cette purge de 500 milles, ce qui a permis la récupération sécuritaire et réussie de matières premières précieuses, ainsi que la possibilité de réaffecter les infrastructures pour une nouvelle entreprise.
Faites le travail de façon sécuritaire et efficace avec des procédures qui apportent une réelle valeur
Lorsqu’elles sont bien faites, les procédures peuvent grandement contribuer à améliorer la qualité du travail accompli par votre équipe et la productivité de chaque membre de votre équipe. Même le processus lui-même — bien qu’il demande des efforts — peut avoir des bénéfices durables pour votre entreprise. Si vous êtes prêt à repenser le rôle des procédures dans votre travail et votre culture, nous pouvons vous aider. Contactez-nous pour en savoir plus sur les façons dont nous avons aidé d’autres entreprises dans leurs procédures et comment nous pouvons collaborer avec votre équipe pour garantir que vos procédures soient opérationnelles et efficaces, assurant la sécurité du personnel, de l’environnement et de vos installations.
