Points clés
- En tant que gestionnaire de projet, vous n’êtes pas obligé de faire chaque tâche dans l’équipe, mais vous devez en savoir assez sur chaque membre et son rôle pour diriger et tirer le meilleur parti de l’équipe.
- Une équipe composée de donateurs audacieux est à la fois improbable et non fonctionnelle. Donc, en tant que leader, c’est votre rôle de créer des occasions pour que la rétroaction se fasse plus naturellement.
- En mettant l’accent sur une communication claire et cohérente, en invitant activement à la rétroaction, en bâtissant des relations et en documentant les connaissances de l’équipe, vous pouvez bâtir une équipe performante à la hauteur du défi.
Si vous avez l’impression que votre entreprise est plus impliquée dans les fouilles d’intégrité que jamais, vous n’êtes pas seul. Les fouilles d’intégrité font de plus en plus partie des rythmes annuels d’un exploitant de pipeline. Pourquoi?
Infrastructures vieillissantes – Il n’y a pas beaucoup de nouvelles lignes construites de nos jours, ce qui signifie qu’il faut exploiter plus longtemps les lignes déjà en service. Beaucoup de pipelines ont dépassé leur durée de vie initiale, ils nécessitent donc un entretien pour assurer leur fonctionnement sécuritaire. Le résultat : plus de fouilles, d’inspections et de réparations d’intégrité.
Technologie améliorée – Les avancées dans les outils d’inspection en ligne et d’évaluation non destructive (EMI) dans le fossé permettent d’identifier davantage de caractéristiques nécessitant l’attention de l’opérateur. Bien que tous ne soient pas nuisibles, le processus de validation de l’outil et d’inspection des fonctionnalités requises est long.
Attentes accrues en matière de permis – De nombreux oléoducs plus anciens ont été posés sur ce qui était alors considéré comme des terrains « inutilisables », où il était plus opportun d’obtenir des servitudes. Aujourd’hui, bon nombre de ces terres « inutilisables » sont classées comme zones humides et peuvent nécessiter des permis étendus avant l’excavation. Cela entraîne des délais plus longs et la nécessité de ressources supplémentaires pour gérer ces projets.
Ces tendances signifient un besoin encore plus grand pour les exploitants de pipelines de bâtir des équipes efficaces et performantes capables de rester à jour lors du cycle d’inspection et de réparation. Voici quelques concepts clés que j’ai appris au cours de plusieurs années passées à travailler et à bâtir une équipe d’intégrité performante pour l’un des clients d’Acuren.
Gestion de projet en « queue de cou »
Un gestionnaire de projet (PM) d’intégrité, comme un chef d’orchestre symphonique, doit faire beaucoup de gestes de bras (au sens figuré) et de pointer du doigt pour que l’équipe fonctionne sans problème. Heureusement, un chef d’orchestre n’a pas besoin de savoir jouer de tous les instruments, mais il ou elle doit connaître suffisamment chaque section de l’orchestre pour la diriger correctement. De même, en tant que gestionnaire de projet, vous n’êtes pas obligé de faire chaque tâche dans l’équipe, mais vous devez en savoir assez sur chaque membre et son rôle pour diriger et tirer le meilleur parti de l’équipe.
En tant que « chef d’orchestre », vous comptez sur des individus et des équipes de plusieurs disciplines pour maintenir le programme en harmonie. Les différents « instruments » de l’équipe peuvent venir de l’Emprise, de l’environnement, de l’ingénierie de l’intégrité, des fournisseurs d’outils, des entrepreneurs en construction, des fournisseurs d’essais non destructeurs, des fournisseurs de matériaux, des municipalités, des exploitants ferroviaires, d’autres exploitants de pipelines, des propriétaires fonciers, des chefs d’équipe d’entreprise et superviseurs des opérations, et d’autres au fur et à mesure que les événements surviennent. Puisque la portée de chacun de ces rôles dépasse largement celle d’une seule personne, vous devez avoir beaucoup de confiance et de confiance envers votre équipe.
La communication, l’invitation active à la rétroaction et la création de relations sont trois des outils dont vous avez besoin pour bâtir la confiance et la confiance en une équipe.
Communication
Chaque membre de votre équipe a des besoins de communication différents. Vous devez être conscient des besoins de communication de chaque groupe et vous adapter en conséquence. Les gestionnaires peuvent seulement avoir besoin d’être tenus informés chaque mois ou à l’approche de certaines échéances budgétaires. Les entrepreneurs, quant à eux, peuvent avoir besoin de nouvelles informations immédiatement pour réagir rapidement. Certains peuvent seulement avoir besoin de savoir si les délais d’inspection sont en cours, et d’autres peuvent avoir besoin de mises à jour quotidiennes de l’état pour pouvoir planifier les fournisseurs tiers qui doivent être disponibles au bon moment.
Vous remarquerez aussi que différents groupes de votre équipe parlent des « langues » différentes. Par exemple, le prochain emplacement de fouille se trouve-t-il sur la « parcelle #123 », la « ligne 2 à M.P.27 », « à côté du ruisseau Crooked », la « ligne 2 GW4690 » ou à la « ferme de M. Bob »? Eh bien, les cinq peuvent faire référence au même endroit, mais comme vos membres d’équipe gèrent des informations différentes, ils ont différentes façons d’enregistrer un lieu dans leur cerveau. Cet exemple se répète avec différents types d’informations. Établir une convention de nommage standard est utile, mais vous constaterez encore que divers groupes reviennent à leur propre façon d’identifier les lieux. En tant que gestionnaire de projet, vous devez comprendre les différents « langages » de votre équipe, puis être capable de changer de code au fur et à mesure que vous parlez à chaque groupe, et aussi traduire lorsque vous animez les réunions d’équipe.
Un autre aspect d’une bonne communication d’équipe est de déterminer le meilleur mode pour chaque membre et partie prenante. Certains intervenants et membres d’équipe sont plus à l’aise de travailler avec leurs mains que avec un ordinateur. Donc, si j’envoie un courriel, je fais souvent un suivi téléphonique où on discute ensemble du contenu du courriel. Si nécessaire, je documente les conclusions dans un courriel de suivi plutôt que d’attendre que le destinataire réponde lui-même.
Bien que similaire à la fréquence de communication, la redondance de communication est aussi essentielle pour atteindre chaque partie prenante et membre de l’équipe. Mon père m’a toujours dit que les gens doivent recevoir de nouvelles informations sept fois avant de les assimiler ou les comprendre. Cela semble intimidant, mais utiliser plusieurs modes de communication compte aussi pour remplir les sept entrées nécessaires, rendant la redondance réalisable et efficace.
Par exemple, lorsque mon équipe reçoit un nouvel ensemble de recherches, je (1) envoie un courriel avec un tableur incluant les entrées nécessaires et (2) un KMZ des emplacements qu’ils peuvent consulter dans Google Earth ou une autre application. Ensuite, j’ai organisé une première réunion sur le bureau où nous (3) discutons verbalement et (4) passons en revue visuellement chaque endroit pour documenter les informations nécessaires ou les actions possibles. L’étape suivante est (5) de planifier des visites sur le terrain pour répondre aux questions ouvertes issues de la révision sur ordinateur. Nous (6) planifions ensuite des revues et des suivis sur le bureau pour nous assurer que nous sommes alignés sur la voie à suivre et les jalons anticipés pour les permis et la mobilisation. En plus de tout cela, nous avons (7) une réunion d’équipe hebdomadaire pour passer en revue les ressources, les actions et les suivis liés à la mobilisation ou à la restauration post-travail.
Habituellement, la plupart de ces étapes sont suivies d’un courriel avec les notes de la réunion, les points d’action et les mises à jour. Cela peut sembler beaucoup, mais lorsque les échéances manquées peuvent entraîner une réduction du flux de produits ou des amendes pour l’exploitant, il vaut la peine de garder une longueur d’avance avec une communication claire et cohérente.
Avec toutes les nuances de communication pour différents groupes et individus au sein de l’équipe d’intégrité, comment un gestionnaire de projet peut-il commencer à comprendre chacun des besoins différents?
Inviter activement les commentaires
Dire « j’ai une politique de porte ouverte » ne vous donnera pas le retour de votre équipe que vous cherchez. Bien sûr, certains peuvent en profiter, mais seules certaines personnalités sont audacieuses pour donner des retours. Une équipe composée de donateurs audacieux est à la fois improbable et non fonctionnelle. Donc, en tant que leader, c’est votre rôle de créer des occasions pour que la rétroaction se fasse plus naturellement.
Tu dois le demander toi-même. Demander à la fin d’une conférence téléphonique si quelqu’un a des sujets à aborder ne fera que capturer les personnalités audacieuses.
J’ai pris l’habitude de discuter individuellement avec les membres de l’équipe avant les réunions d’évaluation prévues pour leur demander comment vont leurs actions assignées et s’ils ont des commentaires ou ont besoin de retours d’autres personnes. Cette approche préalable à la réunion permet au membre de l’équipe de réfléchir et vous informe des questions à poser pendant la réunion.
Montrez que vous êtes prêt à apprendre des autres. Quand je parle avec des membres de mon équipe, je reconnais le rôle spécialisé qu’ils jouent et je leur demande spécifiquement s’ils voient quelque chose dont l’équipe devrait être consciente. S’ils ont des questions, je m’assure qu’ils sachent que je n’ai peut-être pas toutes les réponses, mais je peux les aider à découvrir qui en a, pour qu’on puisse tous les deux apprendre.
Le silence est ton ami. Lors des réunions et des conversations en tête-à-tête, soyez conscient de ne pas combler l’espace vide dans la discussion. Faites des pauses, et n’ayez pas peur de les laisser durer un instant. Les gens ont besoin de temps de traitement, et accorder cette pause supplémentaire leur permet de réaliser leur question ou de leur rétroaction, de formuler comment l’exprimer et de prendre le courage de l’exprimer.
Mais de loin, l’aspect le plus important pour obtenir de bons commentaires de votre équipe est la confiance. Et la confiance ne peut se construire que dans le contexte d’une relation.
Renforcement des relations d’équipe
Alors, est-ce que tu dois être le meilleur ami de tout le monde dans ton équipe d’intégrité? Bien sûr que non, mais il faut être capable de vous connecter à eux d’une façon qui génère la confiance.
Une autre citation de mon père est : « Les gens se fichent de combien tu sais, tant qu’ils ne savent pas à quel point tu tiens à toi. » Encore une fois, ça ne veut pas dire que tu dois avoir le souper de l’Action de grâce avec ton équipe, mais c’est correct de ne pas être 100% professionnel dans tes conversations et interactions.
J’essaie d’identifier les compétences clés ou les points de vue de chaque membre de l’équipe, puis de leur dire spécifiquement que j’apprécie leur contribution. Parfois, cela arrive dans le contexte d’une réunion, parfois en privé.
Soyez un encourageant. C’est lié à ce qui précède, mais c’est moins précis. Trouvez des moyens de remercier et de féliciter vos membres d’équipe pour ce qu’ils font, même si cela implique un peu d’humour. Par exemple, j’ai récemment eu un échange de textos avec quelqu’un d’un autre groupe d’affaires qui soutient mon équipe. C’était à peu près comme ça :
Moi : Hé, je répondrai à votre courriel concernant le financement du projet plus tard ce matin.
Coéquipier : Ok. Je travaille sur ce dont tu avais besoin pour ça en ce moment.
Moi : Parce que tu es géniale!
Coéquipier : [répondu avec un GIF de remerciements rougissants]
Ne te prends pas trop au sérieux, et souviens-toi que tes coéquipiers sont aussi humains. Bien sûr, on fait un travail important, et oui, il y a de la pression pour respecter les échéances et éviter les erreurs, mais être grincheux ou un crétin ne fera pas avancer le travail. C’est un cliché de dire « il n’y a pas de 'je' dans TEAM », mais il est aussi vrai qu’un PM qui donne aux membres de l’équipe le pouvoir d’être optimaux accomplira bien plus qu’un qui chipote ou jette les gens sous le bus pour leur développement personnel.
Documenter les connaissances de l’équipe
Récemment, le marché du travail est devenu fou. Avec plus d’emplois ouverts que de personnes à la recherche d’emploi, cela crée un environnement où il peut être facile de trouver un nouvel emploi, mais difficile de trouver de nouvelles personnes pour combler les postes vacants.
Quand des membres de l’équipe partent, ils emportent avec eux leurs connaissances et compétences spécifiques à leur poste, laissant à votre équipe un vide de connaissances et possiblement une capacité limitée à combler sans goulot d’étranglement ou sans que des choses passent entre les mailles du filet.
Ces lacunes de connaissances ne viennent pas seulement du roulement du personnel. Dans le domaine de l’intégrité des pipelines, certaines fouilles sont plus courantes, comme les champs agricoles et les espaces ouverts. D’autres situations surviennent moins souvent et peuvent nécessiter des étapes supplémentaires, des permis spéciaux ou une coordination avec des tiers (creusements de marais, emplacements adjacents aux chemins de fer ou à l’intérieur de propriétés tierces). Ces situations particulières peuvent devenir des goulots d’étranglement si l’équipe doit « réapprendre » les étapes lorsqu’elles se présentent – parfois seulement tous les deux ou trois ans.
Pour accélérer la courbe de réapprentissage dans les situations récurrentes, notre équipe a développé des procédures de bureau où nous « vidons le cerveau » de nos pratiques générales et étapes pour plusieurs de nos processus dans le cycle de vie du programme d’intégrité. Quand je dirige des revues de bureau pour de nouveaux locaux, je le fais avec ma procédure de bureau sur un seul écran comme une « liste de vérification » pour m’assurer de ne pas manquer de points importants de discussion ou de questions.
Ce processus prend du temps, mais c’est une ressource inestimable. C’est incroyable combien de fois on se demande « comment on a fait ça la dernière fois? », puis on peut simplement retrouver nos pensées précédentes, au lieu de réinventer la roue.
Documenter les connaissances de l’équipe est un processus inévitable. Les listes d’étapes et de sections de votre procédure de bureau changent et grandissent constamment. Il est conseillé de planifier du temps chaque année pour examiner ces documents dans leur intégralité et apporter des mises à jour et ajuster les éléments qui ont évolué au fur et à mesure que votre équipe et vos processus mûrissent.
Vous n’avez pas non plus à construire votre procédure de bureau pour votre équipe en même temps. Le faire par morceaux au fil de votre cycle annuel typique est une excellente façon de commencer. Vous ne capturez peut-être pas tout le monde de votre équipe immédiatement, mais ceux qui prennent le temps de documenter leurs rôles trouveront le processus utile et gratifiant.
Déterminez votre meilleure source de compétences
Travailler à travers plusieurs entreprises, disciplines et types de personnalité peut être un défi. Cependant, en mettant l’accent sur une communication claire et cohérente, en invitant activement les commentaires, en bâtissant des relations et en documentant les connaissances de l’équipe comme décrit ci-dessus, vous pouvez bâtir une équipe performante à la hauteur du défi – et qui, la plupart du temps, aime affronter le défi ensemble.
Avec autant de rôles et de processus dans les programmes d’intégrité de pipeline, il peut être difficile de remplir toutes les fonctions en interne. Habituellement, il faut une équipe composée à la fois de l’opérateur de pipeline et du personnel contractuel pour accomplir le travail.
Avec des décennies d’expérience en leadership d’équipe de projet et en gestion de programmes d’intégrité, l’équipe Intégrité et Conception d’Acren possède les compétences et les liens dans l’industrie pour vous aider à combler les lacunes de votre programme d’intégrité et à bâtir des équipes performantes capables de rester en avance sur les opérateurs de pipelines qui font face à la charge d’intégrité croissante aujourd’hui.
Contacte-nous. Nous avons hâte de vous aider à réussir dans votre programme de fouille d’intégrité.
